UNICEF Haiti - Stage d’Assistant Logistique et approvisionnement

L'équipe Supply, Logistics and Construction de l'UNICEF Haïti fournit des services à toutes les programmes de l'UNICEF du bureau en Haïti qui soutiennent le gouvernement et les partenaires humanitaires pour assurer l'accès et la continuité des services de base, y compris l'eau, l'assainissement et l'hygiène (WASH), l'éducation, la santé, la nutrition, la protection de l'enfance, les services de protection sociale, la facilitation de la réduction des risques de catastrophe et la préparation aux situations d'urgence, ainsi que les activités de lutte contre la violence à l'égard des enfants, y compris la violence sexiste et la prévention de l'exploitation et des abus sexuels. Notre unité de construction a contribué à améliorer non seulement le système éducatif en Haïti en construisant une myriade d'écoles, mais aussi l'accès à la santé, à l'assainissement et à l'immunisation (en construisant des installations sanitaires et de gestion des déchets).

Pour chaque enfant, des résultats

Comment pouvez-vous faire une différence?

Le rôle de l’unité Supply logistique est de fournir le support opérationnel aux différents programmes du bureau, ainsi l’objectif principal de ce stage est de trouver un candidat pouvant contribuer à l’implémentation des différents programmes et projet en matière d’approvisionnement et logistique.

PROFIL DE STAGE

Sous la supervision de l’officier approvisionnements et de la logistique, le (la) Stagiaire assure un large éventail de tâches transactionnelles, procédurales et administratives à l'appui de l'approvisionnement et des achats efficaces du bureau de pays, garantissant une production rapide et efficace, conforme aux règles de l'UNICEF et réglementations, tout en démontrant la capacité à rechercher, adapter et évaluer les cas irréguliers, et également à recommander des améliorations dans la mise en oeuvre et la conception des processus.

Au niveau G-6, les tâches ci-dessous devraient être exécutées avec un haut niveau d'indépendance

BUT DU POSTE

• Recevoir les demandes de fournitures, garantissant l'exactitude des spécifications des articles, et confirme la disponibilité des fonds, en obtenant des informations supplémentaires auprès des sections du programme si nécessaire. Surveiller les demandes assignées pour garantir l’achèvement des actions d’approvisionnement en temps opportun.
• Obtenir des devis, lancer des appels d'offres aux fournisseurs approuvés et répertoriés ; organiser et participer aux ouvertures de soumissions avec le responsable de l'approvisionnement et de l'administration, compiler les tableaux de prix avec les évaluations de prix et les recommandations pour la passation des commandes, préparer les soumissions CRC pour la finalisation par le responsable de l'approvisionnement et de l'administration.
• Correspondre avec les sections de programme/bureaux de terrain et les fournisseurs sur les questions d'approvisionnement.
• Générer et compiler une variété de rapports d'approvisionnement à partir de VISION et de rapports de suivi à partir du tableau de bord d'approvisionnement/rapports de pipeline.
• Assurer la disponibilité continue des données liées aux achats, y compris les prévisions, les demandes reçues, les commandes passées, les marchandises entrantes, les calendriers de livraison réels. Prépare des rapports périodiques et des rapports ad hoc selon les besoins.
• Rédiger les soumissions au Comité d'examen des contrats et participer aux achats liés au CRC chaque fois que nécessaire.
• Tenir à jour la base de données et les fichiers des fournisseurs contenant des informations complètes, conformément aux directives d'approvisionnement de l'UNICEF et surveiller les performances des fournisseurs.
• Préparer les commandes directes (bons de commande) par rapport aux accords à long terme (LTA) existants, en s'assurant que le LTA a des quantités valides et que le délai de livraison répond aux exigences.
• Compiler le flux d'informations vers toutes les parties prenantes de l'approvisionnement/logistique et garantir la fiabilité, l'actualité et la pertinence des données d'approvisionnement fournies
• Tenir à jour les dossiers de bons de commande/contrats avec tous les documents d'approvisionnement requis (bons de commande, factures, reçus de livraison, demandes de paiement, correspondance, etc.).
• Correspondre avec les fournisseurs offshores si nécessaire et Copenhague pour les articles d'entrepôt standard et obtenir le LPA si nécessaire
• Surveiller toutes les expéditions entrantes et maintient et met à jour les fichiers SO avec leur statut
• Préparer tous les documents pour l'éclaircissement et pour le suivi en cas de complications.
• Effectuer des études de marché pour les nouveaux produits et les nouvelles sources de fournisseurs, ainsi que mettre à jour la technologie des nouveaux produits

• Fournir un apport logistique au plan d'approvisionnement, y compris des conseils sur les contraintes d'infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d'entreposage) et différents mécanismes de livraison. Conseiller sur les exigences budgétaires pour diverses modalités de livraison et assurer l’établissement du budget avec les clients.
• Assurer la liaison avec les collègues fournisseurs ainsi qu'avec les clients et utiliser les tableaux de bord d'approvisionnement pour assurer la surveillance du pipeline et la mise en place d'une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et garantir l'exactitude des informations dans les systèmes d'entreprise pour permettre une prise de décision éclairée.
• Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant des processus standards et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
• Identifier les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la passation de contrats avec ces prestataires de services, y compris l'établissement d'indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances.
• Gérer le traitement de la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.

COMPETENCES ET NIVEAU D’APTITUDE

Pour etre qualifié vous devez:

• Être âgé d'au moins 18 ans.
• Être inscrit comme étudiant dans une université (premier cycle, cycles supérieurs ou doctorat) ou être récemment diplômé (au cours des 2 dernières années) dans le domaine des sciences administratives, Logistique, commerces et les domaines connexes
• Excellent rendement scolaire, c'est-à-dire : avoir d'excellents résultats scolaires attestés par des dossiers universitaires ou institutionnels récents.
• Une expérience de travail dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d'urgence sont considérées comme un atout.  
• Avoir des connaissances en informatique pour pouvoir soumettre une candidature et effectuer les tâches du mandat
• N'avoir aucun membre direct de la famille (père, mère, frère, soeur) travaillant pour l'UNICEF, et n'avoir aucun autre parent dans la ligne d'autorité à laquelle le stagiaire rendra compte.

• Une expérience dans l’achat, la logistique, gestion de stock ou une expérience dans des ONGs internationales ou une agence du système des Nations-Unies est un atout.

• La maîtrise du français est requise. Connaissance pratique de l'anglais, un atout important.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer

les valeurs fondamentales de l'UNICEF qui sont: Bienveillance, Respect, Intégrité, Confiance, Responsabilité et Durabilité

Familiarisez-vous avec notre charte des valeurs : https://uni.cf/UNICEFValues.

Remarks:  

• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Elles sont également soumises aux exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.