GESTIONNAIRE (MANAGER) PHARMACIE

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Santés 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

I.             DESCRIPTION DE POSTE/ RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Sous la supervision de Coordinateur Principal de la Chaine d’Approvionnement, le poste consiste à mettre en place/organiser le système de gestion des médicaments au sein des tous les programmes santé de l’IRC en RDC. Ce système doit prendre en compte le cycle de gestion de médicament qui va de l’identification des besoins, à l’achat des médicaments et autres intrants médicaux, au stockage, à la distribution et à l’utilisation par les formations sanitaires. Ceci devrait permettre d’avoir une bonne connaissance de la consommation moyenne mensuelle des provinces et d’éviter les ruptures de stock.

Au niveau provincial, donner un appui technique aux gestionnaires des pharmacies provinciaux de l’IRC et aux zones de santé dans l’organisation du système de gestion des médicaments tant à la pharmacie centrale de la zone de santé que dans les formations sanitaires (HGR, CSR, CS). Ceci suppose un déplacement vers les provinces et les zones de santé d’intervention IRC.

Il devra veiller à ce que les entrepôts médicaux et la chaîne d'approvisionnement de l’IRC soient conformes aux directives de l'OMS (Organisation mondiale de la santé) relatives aux BPD (Bonnes Pratiques de Distribution).

Veuillez consulter le lien ci-dessous pour accéder à la fiche de poste détaillée

II.            RESPONSABILITES

Tâches principales :

·        Traite les produits de la chaîne du froid selon les recommandations du fabricant

·        S'assure que les conditions de stockage appropriées sont en place pour les médicaments (y compris les produits dangereux) et conseille tout besoin d'amélioration

·        S'assure que les drogues contrôlées sont gérées conformément à la réglementation nationale

·        S'assure que l'élimination des produits de santé est conforme aux réglementations nationales / ou à la procédure standard d'IRC sur l'élimination des déchets, et qu'un dossier d'élimination est maintenu

·     S'assure que le transport des produits médicaux (y compris les marchandises dangereuses et la chaîne du froid) est effectué de manière appropriée et conformément aux réglementations nationales

·        Gère, avec le soutien de GSC Pharma QA Sr. Manager, toute réclamation ou rappel de lot conformément aux directives BPD de l’OMS (SOP sur les rappels de lots IRC)

·        Effectue des contrôles systématiques de tous les produits médicaux achetés localement et pour les envois directs, et vérifie que leurs détails correspondent aux spécifications demandées et à la documentation reçue (certificat d'analyse)

·        Assure le contrôle de la conformité des marchandises reçues avec le bon de commande et le bordereau d’emballage (force, origine, fabricant, numéro de lot).

·        Avec le soutien du siège, s'assure que tous les dons proposés par un partenaire ou par d'autres sont conformes à la politique d'assurance de la qualité de l’IRC

·        Gère la surveillance de la température des produits de la chaîne du froid, et demander au Pharma QA Manager GSC pour confirmer la sortie d'un produit de la chaîne du froid après une rupture (remplit le rapport de Cold Chain Breech Report et le partager avec HQ)

·        Assure la traçabilité complète du parcours des produits médicaux auprès de tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement et est responsable du rappel des lots

·        Organise le retour ou l'échange des marchandises refusées avec le SCC

·        Assure le suivi de tout rapport de réclamation relatif à la qualité (formulaire d'incident de produit IRC) sur le terrain avec le Pharmacien responsable de l’AQ de la GSC et conserve un dossier contenant toutes les réclamations.

·        Étudie et met en quarantaine tout produit médical qui a été identifié comme suspect - ce qui signifie qu'il peut être contrefait, non approuvé, ou potentiellement dangereux

·        Supervise les inventaires mensuels et annuels et en fait rapport à sa hiérarchie

·        Visite régulièrement l'entrepôt médical et remonte les anomalies constatées ainsi que les pistes de solutions envisagées à sa hiérarchie

·        S'assure que le matériel de la chaîne du froid fonctionne correctement et qu'un suivi quotidien est en place

·        Assure la rotation des stocks selon FIFO (First In First Out) et FEFO (First Expiry First Out) Première expiration premier sorti

·        Surveille les dates de péremption, sépare les marchandises en conséquence et, si nécessaire, organise la destruction conformément à la législation et aux réglementations nationales, ou à la SOP de l’IRC relative à l'élimination des déchets en cas d'absence de réglementation nationale

·        Participer à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique, y compris la formation du personnel en poste et des nouveaux employés

·        Implémente les bonnes pratiques en matière de gestion des produits pharmaceutique au sein de tous les entrepôts/stocks médicaux de IRC RD Congo ainsi qu’à toutes les structures sanitaires appuyées

Achats locaux:

·        En coordination avec le responsable d’assurance qualité de GSC Pharma, met à jour et archive la base de données Pharmacies du pays (liste des fournisseurs validés).

·        Fournit à l’équipe des achats une liste des fournisseurs validés approuvés par le responsable d’assurance qualité Pharma de la GSC (veille à ce que tous les achats locaux soient effectués via des fournisseurs pré-qualifiés)

·      Elaborer et Faire la vérification technique des PR des médicaments et équipements médicaux issues du terrain en collaboration avec le superviseur.

·        S'assure que tous les produits demandés par l'équipe de santé sont conformes à la LME (liste des médicaments essentiels) du pays et signale toute anomalie. Si des articles non-standard sont demandés, demande au coordonnateur de la santé d'obtenir le feu vert du siège avant de procéder à la commande

·        En coordination avec GSC Pharma QA Manager, évalue le marché pour la présélection de produits et de fournisseurs et organise des visites des fournisseurs.

·   Réceptionner, vérifier la conformité quantitative et qualitative des médicaments et matériels médicaux livrés par rapport à la commande et rédiger le rapport de réception à transmettre au superviseur

·   Faire le suivi de l’état de stock et de la consommation moyenne mensuelle des provinces et proposer au superviseur les commandes à faire dans le délai en tenant compte du stock d’alerte.

·  Identifier dans le délai (minimum 6 mois), les médicaments qui tendent vers la péremption sur un site et étudier la possibilité d’absorption par un autre site ou faire une dotation pour des quantités qui ne peuvent pas être utilisés.

·        Appuie le chargé d’achat des médicaments à formuler les demandes d’importations des produits pharmaceutiques

Soutien aux établissements de santé:

·        Soutien dans la gestion de la pharmacie (veille à la bonne tenue des dossiers / outils de gestion, rotation du stock)

·  Appuyer la formation de nouveau personnel et sur les procédures opératoires standardisées d’IRC Pharma et BPD  (Bonnes Pratiques de Distribution)

·   Superviser la collecte des données de consommation et appuyer le processus de quantification

Autres

·     Travailler en collaboration avec la direction de pharmacie au niveau central du ministère de la santé.

·       Faire un rapport mensuel des activités du secteur de la pharmacie

Faire d’autres taches selon le besoin du département de santé, sur demande du superviseur