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Assistente de Administração - Eventos

Multiple locations

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Multiple locations
  • Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Conference Services
  • Closing Date: 2024-01-24
Job categories Administration, Project Management, Procurement
Vacancy code VA/2024/B5414/27261
Department/office LCR, ARMCO, Brazil
Duty station Multiple
Contract type Local ICA Support
Contract level LICA-4
Duration Continua (O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório)
Application period 10-Jan-2024 to 24-Jan-2024
Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

Sob a supervisão direta do Gerente ou Coordenador, o Assistente de Administração gerencia e garante a prestação de serviços eficientes de logística, organização de eventos e apoio ao transporte para a unidade de negócios relevante. No desempenho de suas funções, o Assistente de Administração faz a ligação com os colegas de apoio ao programa do UNOPS para garantir uma prestação de serviços consistente para o escritório/programa. O Assistente de Administração promove uma abordagem orientada para o cliente, para a qualidade e para os resultados.

Resumo das principais funções:

  1. Suporte à logística e ao gerenciamento de ativos

  2. Serviços de transporte

  3. Suporte à construção e ao compartilhamento de conhecimentos

  4. Suporte ao gerenciamento de eventos organizacionais do projeto 

  1. Assegura o fornecimento de suporte logístico e de gerenciamento de ativos, ou seja:

  • Manutenção adequada e guarda segura de todos os equipamentos e ativos do escritório do projeto.

  • Supervisão rigorosa da movimentação de equipamentos para e dentro da área de responsabilidade, incluindo a prestação de serviços virtuais.

  • Implementação de um sistema de gerenciamento e contabilidade para todos os equipamentos e ativos gerenciados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.

  • Processamento de solicitações de suprimentos para o escritório do projeto, bem como serviços de apoio logístico necessários ou entrega de eventos.

  • Assistência em tempo hábil com a alfândega, quando necessário

  • Assistência na organização de eventos e arranjos logísticos/administrativos associados 

  • Administração do recebimento de mercadorias e equipamentos para o escritório, inspeção e preparação de relatórios.

  • Auxílio no agendamento e na confirmação de reuniões, visitas etc. 

  • Gerencia o fluxo de informações internas

  • Oferece suporte a tarefas administrativas de rotina


       2. Administra os serviços de transporte, com foco no alcance dos seguintes resultados:

  • Atender a todas as necessidades de transporte oficial da equipe do projeto, bem como da equipe convidada, com medidas de segurança adequadas.

  • Auxiliar nos procedimentos preparatórios para viagens e missões;

  • Fazer os preparativos de viagem

  • Controlar a emissão de passagens aéreas e monitorar casos de cancelamento e reembolsos para o projeto; 

  • Manter o controle adequado dos documentos comprobatórios de pagamentos e relatórios financeiros; 

  • Manutenção de cronogramas e calendários; 

  • Implementação de um sistema de reparo e manutenção para todos os equipamentos de escritório, incluindo equipamentos eletrônicos de processamento de dados e geradores, etc.

  • Gerenciamento e manutenção eficientes dos recursos do projeto do escritório.

  • Monitoramento de serviços contratados (limpeza, segurança, táxis, correio, etc.) com o objetivo de melhorar o nível de serviço e/ou identificar melhores soluções;


        3. Oferece suporte na criação e no compartilhamento de conhecimento, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

  • Participação em programas de treinamento, operacionais e de projetos para a equipe em tópicos relacionados a logística e transporte.

  • Fortes contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática.


       4. Oferece suporte no gerenciamento de eventos organizacionais do projeto.

  • Apoiar a logística das reuniões do projeto.

  • Executar tarefas administrativas, como suporte logístico para reuniões, comitês, conferências, etc. 

  • Registrar as atas do comitê executivo do projeto, auxiliar na elaboração de respostas a correspondências e outras comunicações relacionadas ao projeto.

  • Auxiliar a equipe de logística do projeto, assegurando que as tarefas sejam realizadas em tempo hábil e com qualidade;

  • Apoiar a organização de audiências públicas, reuniões e outros eventos realizados.

  • Apoiar a implementação de soluções logísticas alternativas, com o objetivo de adaptar prazos e reduzir custos;

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Bajo la supervisión directa del Gerente o Coordinador de, el/la Asistente Administrativo/a gestiona y garantiza la prestación de servicios eficientes de apoyo logístico, organización de eventos y de transporte a la unidad operativa pertinente. En el desempeño de sus funciones, el/la Asistente Administrativo/a está en contacto con los colegas de apoyo a los programas de UNOPS para garantizar una prestación de servicios coherente para la oficina/el programa. El/ la Asistente Administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados.

Resumen de funciones clave:

  1. Apoyo logístico y en la gestión de activos
  2. Servicios de transporte
  3. Apoyo en la construcción y el intercambio de conocimientos
  4.  Apoyo en la gestión de eventos organizacionales del proyecto 

  1. Garantiza la prestación de apoyo logístico y de gestión de activos, es decir:

  • Mantenimiento apropiado y resguardo seguro de todo el equipamiento y los bienes de la oficina- proyecto.

  • Supervisión minuciosa del movimiento de equipamiento hacia y dentro del área de responsabilidad incluso de prestación de servicios virtuales.

  • Implementación de un sistema de gestión y de recuento de todos los equipos y bienes gestionados por la oficina, de acuerdo con la política de equipamiento de UNOPS.

  • Tramitación de las solicitudes de suministro para la oficina - proyecto así como de servicios necesarios de apoyo logístico o prestación de  eventos

  • Asistencia en tiempo y forma con oficina de aduanas cuando es necesario

  • Asistencia en la organización de eventos y trámites logísticos - administrativos asociados a ello 

  • Administración de la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y preparación de informes.

  • Asistencia en agenda y confirmación de reuniones, visitas etc.. 

  • Maneja el flujo de información interna

  • Brinda soporte a las tareas administrativas rutinarias


       2. Administra los servicios de transporte, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Satisfacción de todas las necesidades de transporte oficial del personal de proyecto, así como personal invitado con las correspondientes medidas de seguridad.

  • Auxiliar nos procedimentos preparatórios de viagens e missões;

  • Make travel arrangements

  • Control emission of air tickets and monitoring cases of cancelation and refunds to the project; 

  • Maintain proper control of supporting documents to payments and financial reports; 

  • Maintain schedules and calendars; 

  • Implementación de un sistema de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores, etc.

  • Gestión y mantenimiento eficiente de la oficina . recursos de proyecto.

  • Seguimiento de los servicios contratados (limpieza, seguridad, taxis, mensajería, etc.) con vistas a mejorar el nivel de servicio y/o identificar mejores soluciones;


       3. Brinda apoyo en la creación y el intercambio de conocimientos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Participación en los programas de formación, operativos y proyectos para el personal sobre temas relacionados con la logística y el transporte.

  • Contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica


      4. Brinda apoyo en la gestión de eventos organizacionales del proyecto 

  • Apoyar en la logística de reuniones del proyecto.

  • Realizar tareas administrativas  como apoyo logístico a reuniones, comités, conferencias, etc. 

  • Registro de actas del comité ejecutivo de proyectos, apoyo a redactar respuestas a la correspondencia y otras comunicaciones vinculadas al proyecto.

  • Asistir al equipo de logística del proyecto, asegurando que las tareas se realicen en tiempo y calidad;

  • Apoyar la organización de audiencias públicas, reuniones y otros eventos realizados

  • Apoyar la implementación de soluciones logísticas alternativas, con el objetivo de adaptar plazos y reducir costos;

Education/Experience/Language requirements

Educação 

  • É necessário ter concluído o ensino médio.
  • Educação em Administração de Empresas, Administração Pública ou similar em nível técnico/graduação é desejável, mas não exclusiva. 
  • Um diploma de bacharel é desejável, mas não exclusivo, e pode substituir alguns dos anos de experiência.
Experiência laboral

  • É necessário ter no mínimo 4 anos (pode variar dependendo das credenciais acadêmicas) de experiência administrativa/operacional em logística e administração, com capacidade comprovada de organizar eventos. 
  • É necessário ter experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Office 2003 e/ou plataforma Google).
  • É desejável o uso avançado de tabelas dinâmicas
  • É desejável ter experiência no sistema das Nações Unidas ou em outras organizações internacionais.

Idiomas
  • Fluência completa em português (leitura, escrita, fala) - Level nativo
  • Exige-se leitura, escrita e comunicação oral de nível intermediário em inglês ou espanhol.
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Educación

  • Se requieren estudios secundarios completos.
  • Formación en Administración de Empresas, Administración Pública o similares a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable pero no excluyente, y puede reemplazar algunos de los años de experiencia.

Experiencia laboral

  • Se requiere como mínimo 4 años (puede variar según credenciales académicas) de experiencia administrativa/operacional en logística y administración, con demostrada capacidad para organizar eventos 
  • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office 2003 y/o plataforma google) es requerida.
  • Uso avanzado de tablas dinámicas es deseable
  • Tener experiencia en el sistema de las Naciones Unidas u otros organismos internacionales es deseable.

Idiomas
  • Fluidez completa en portugués (lectura, escritura, conversación) - Nivel nativo
  • Se requiere un nivel intermedio de lectura, escritura y comunicación oral en inglés o español.
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