Associé.e aux finances

Il/Elle effectuera les tâches suivantes :

1) Réception, vérification des documents et enregistrement des demandes de paiements

• Enregistrer correctement les différents paiements sans bon de commande et les «Prepayment » et faire leur suivi dans oneUNOPS.

• Réception des différents dossiers et vérification de leur conformité avec les normes IPSAS en vigueur dans UNOPS.

• Vérifier la conformité des signatures, les montants de la requête de «Prepayment »  

• Enregistrer correctement dans oneUNOPS, les « Prepayments», une fois que les dossiers sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS 

• Soumettre ces transactions à l’approbation des collègues avec la Délégation d’autorité  (DoA) requise.

2) Gestion du Cash, des avances opérationnelles et des petites caisses

• Assister les utilisateurs lors de l’utilisation des différentes modalités de gestion du cash;

• Réception de dossiers contenant l'autorisation du siège, le « cash book journal » et les pièces justificatives;

• Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les réquisitions, les factures ou reçus et la conformité des signatures;

• Vérification de l'éligibilité de chaque dépense de la petite caisse en fonction des recommandations reprises dans les documents gestion de la petite caisse;

• Vérification de l'éligibilité de chaque dépense suivant les lignes prévisionnelles se trouvant dans l'autorisation de l’avance opérationnelle provenant du siège;

• Enregistrer dans l’ERP oneUNOPS les réconciliations et les soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level requis pour son approbation.

3) Création des entrées comptables de correction d'Écritures comptables et de recouvrement des coûts directs, des contributions et d’autres transactions:

• Sur base des indications du siège, CDMCO ou des projets, procéder à la correction des écritures comptables tel que requis;

• Recevoir et analyse de dossiers supports pour le GLs de correction d’écritures comptables;

• Vérifier de la validité des documents support et de la conformité des signatures;

• Vérifier et préparer le formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit comme en crédit;

• Soumettre les formulaires de GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés; vérifier avant l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de toutes les signatures requises;

• Enregistrer le GLs dans le ERP oneUNOPS et uploader les documents support dans le système.

• Appuyer l'Analyste aux Finances dans le contrôle de tous les aspects de tenue des comptes et établir un rapport y afférent ;

• Veiller à la bonne tenue du classement et de l’archivage des pièces justificatives et autres documents des finances ;

• Toutes autres tâches comme demandé par les superviseurs.

4) Renforcement des connaissances et partage des connaissances

• Organiser et faciliter des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances;

• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines;

• Apportez des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive et régulière;

• Garantir un soutien aux collègues en matière de procédures de finance. 

• Avoir un diplôme d’étude secondaire est exigé

• Avoir un Bachelor ou un diplôme de Licence en économie, Gestion financière, Finance, comptabilité ou dans un domaine similaire serait un atout

• Avoir au moins six (6) ans d’expérience professionnelle pertinente et progressive en gestion financière de projet ou programme pour les candidats ayant un diplôme d’études secondaires est exigé

• Les candidats ayant une Licence en Economie, Gestion Financière, Finance, Comptabilité ou dans un domaine similaire doivent avoir au moins deux (2) ans d’expérience dans le domaine.

• Avoir un contrat de travail en cours avec l’UNOPS ou être candidat.e interne à l'UNOPS est exigé.

• Maîtrise parfaite du français (lu, parlé et écrit) est exigée

• La connaissance de l’anglais serait un atout